「複雑な仕事はシステム化できない」は思い込み！誰でもマニュアル化3ステップ

歯科医院が回らなくなる恐怖

先日、知人の院長からこんな話を聞きました。

開業10年目のその歯科医院では、
チーフ衛生士が急に退職を申し出たそうです。

理由は家庭の事情。
引き留める余地もなく、
2週間後には最終出勤日を迎えました。

問題はその後でした。
彼女が担当していたメインテナンス患者から
次々とクレームが入り始めたのです。

残された衛生士たちは必死に対応しましたが、
彼女のやり方を完全には把握していませんでした。

患者ごとに異なる説明の仕方、
独自に工夫していた処置の手順、
彼女だけが知っていた患者の細かな要望。
すべてが彼女の頭の中にだけ存在していたのです。

結局その歯科医院は、
3ヶ月間で約30名の患者を失い、
月商が80万円も減少しました。

あなたの歯科医院では
こんなことは起こらないと言い切れますか？

「うちのスタッフは優秀だから大丈夫」
そう思われたかもしれません。

しかし問題は、
スタッフの能力の高さではないのです。
問題の本質は「属人化」にあります。

特定の人にしかできない業務が存在する限り、
あなたの歯科医院は常に
突然の崩壊リスクを抱えているのです。

歯科医院の経営改善に携わってきた私から言えば、
この「属人化リスク」を解消できていない院長先生が
驚くほど多いというのが現実です。

今日は、この問題を
根本から解決する方法についてお話しします。

”マニュアル化できない”思い込み

こういった声を本当によく耳にします。
特に技術に自信のある先生ほど、
そう考える傾向が強いようです。

でも、ちょっと待ってください。
本当にその処置はマニュアル化できないほど
複雑なのでしょうか？

実は違います。難しい処置というのは、
頻度が低いからマニュアル化していないだけなのです。

考えてみてください。
毎日行っている基本的な処置は、
新人スタッフにも教えられますよね。

なぜなら繰り返し行ううちに、
あなたの中で手順が確立されているからです。

一方、月に1回程度しか行わない処置は
「その都度対応している」状態。

つまり複雑だからできないのではなく、
頻度が低いから手順が確立していないだけ。

そして、その「たまにしかやらない処置」こそが、
属人化の温床になっているのです。

あなたの歯科医院で
「○○さんに任せるしかない」
と思っている業務はありませんか？

それは本当に特殊技能が必要なのでしょうか。
それとも、ただマニュアル化を
していないだけなのでしょうか。

属人化がもたらす3つの致命的リスク

特定の人にしかできない業務が存在すると、
あなたの歯科医院には
具体的にどんなリスクが生じるのか。

3つに整理してお話しします。

リスク1：突然の欠勤・退職による診療停止

冒頭の事例のように、
その人が突然いなくなったら
診療そのものが成立しなくなります。

病気、家庭の事情、転居…
理由は様々ですが、
人が突然いなくなることは
決して珍しくありません。

勤務医がいるのに
院長にしかできない治療があれば、
院長は休むことも病気になることもできません。

実際、インフルエンザで高熱があっても
診療を続けている院長を何人も見てきました。

リスク2：給与交渉における立場の逆転

「私にしかできない仕事がある」
これを認識したスタッフは、
それを交渉材料に使います。

「給与を上げてくれないなら辞める」

そう言われたとき、
あなたは毅然と対応できますか？

業務が依存している以上、
要求を飲まざるを得ない。

経営の主導権が
いつの間にかスタッフに移ってしまうのです。

リスク3：成長の機会損失

属人化している業務は、
新しいスタッフに引き継げません。

つまり、その業務の生産性は
その人の能力が上限になります。

複数のスタッフで分担できれば
もっと多くの患者に対応できるのに、
一人に依存しているために機会を逃し続ける…

これは見えにくいコストですが、
長期的には大きな損失です。

あなたの歯科医院は
いくつ当てはまったでしょうか。 

マニュアル化の鍵は「分解」

では、どうすれば複雑に見える
処置や業務をマニュアル化できるのか。
答えはシンプルで…

この記事の公開は2026年3月31日まで