ルーティン化で業務の平準化

ミスを減らし、作業効率を上げる「ルーティン化」の導入 ①

 

『毎日行う行動は1ヶ月ほどで習慣化する』
といわれています。

 

毎日は行わない行動に関してはその分、
習慣化するまでに期間を要することになります。

 

例えばスポーツジムに通うことなら
週1〜3回いくとすると
3〜6ヶ月かかって習慣化するということです。

 

習慣化してしまえば、ウェアや水分の準備、
食事のタイミング、事前および事後のプロテイン摂取
などなどの細かい準備とフォローを
ほとんど考えることなくこなすようになります。

 

トレーニング開始時間から逆算して、
条件が整うと自動で行動を起こしてしまっている感覚です。

 

そこに『判断』とか『選択』とか『意思』というような
『頭を使って考えるコト』がない行動です。

 

こうなると、忘れものもしませんし、遅刻もしません。
他の考え事をしていても必要な行動ができてしまいます。
意識することなく、短時間で最高の準備ができます。

 

こういうことはどんな行動に対しても起こることです。
リビングのソファに座るとTVをつけてしまうのも
駅まで歩く道でいつもの角をいつものように曲がるのも
意識することなく行なわれる行動です。

 

こんにちは、株式会社120パーセント代表、
集患、自費率向上、予防歯科の確立をブランディングで実現する、
ブランド歯科医院構築・経営コンサルタント、
歯科医師の 近  義武 です。

 

上記のことをルーティン化、習慣化、パターン化、
フロー化、(広義での)システム化などといいます。
MLBのイチロー選手やゴルフのターガーウッズ選手の行なう
ルーティンが有名です。(目的は若干異なりますが…)

 

ルーティン化はビジネスにも広く取り入れられています。
「事務作業」などの毎日欠かすことができない作業の
時間の管理や、作業の効率アップに有効です。

 

ルーティン化のメリット

 

ルーティン化とは、もともと不定期、
不順で行っていた作業などを、
一連のつながった動作として
定形化していくことを指します。

 

最大の特色は
『個人の思考が関与しない・させない』ことです。

 

もちろん歯科医院の院内業務もルーティン化が可能です。
ルーティン化することによって、
多面的なメリットを得ることができます。

1、ミスの減少
2、次の作業・動作を「考える・探す」時間のカット
3、集中力の向上
4、作業精度のアップ
5、技術の熟練・上達のスピードアップ
6、精神的余裕、キャパシティの拡大
7、患者に対する配慮・気配り力のアップ
8、作業時間の短縮

良質な診療が平均的に行なえて、しかも気持ち的には
余裕があるので患者への気配りも一層できる…

 

効率化するので単位時間あたりに診ることのできる
患者数が増え、売上のアップが見込める…

 

あなたも含めたスタッフのパフォーマンスが上がり、
他の医院との間に差を付けることができ
更なる患者獲得の一助にできる…

 

このようにルーティン化はなかなか魅力的です。

 

ルーティン化のデメリット

 

メリットが多いルーティン化ですが、
デメリットもあります。
比較的大きなデメリットは2つ。

 

1つは仕事に面白みがなくなること。
ある意味ロボット化するようなものですから
どうしてもそういった一面があります。

 

そしてもう1つは、多くのメリットを得るには
最適なルーティン化が必要なことです。

 

つまり、あなたの歯科医院には
あなたの歯科医院に特化したルーティンが必要で
それを実地しなくてはいけないということです。

 

とある歯科医院で上手く活用できているからといって
そのルーティンをそのままあなたが導入しても
うまくいくとは限らない、ということです。

 

ましてや、他業種でうまくいったルーティンでは
うまく行く可能性はもっと下がるでしょう。

 

マニュアルやルーティンの販売業者には
十分に注意が必要です。

 

あなたの歯科医院では使えないようなルーティンを
高額購入するより、あなたの歯科医院内で
ルーティン構築する方がずっと有意義です。

 

最適なルーティン化の導入

 

良質な診療、患者への気配り、患者数のアップ、
他の歯科医院との差別化などまで期待できますので
導入する価値は十分にあります。

 

業務をルーティン化していく上で最も重要な点は
『ルーティン化の作業をあなたがやらない』
スタッフにやらせるということです。

 

アトの残りはその補助ともいえます。
それを踏まえて順番に説明していきましょう。

 

ルーティン化のステップ①
『対象の業務を決める』

 

これはチーフスタッフ、もしくはあなたがやります。
ポイントは小さく具体的な業務を指定すること。
そうでないと下位のスタッフができません。

 

ルーティン化のステップ②
『担当を決める』

 

指名でも立候補でも構いません。
どのスタッフにやらせるかを決めます。

 

担当スタッフはその業務のルーティンを考え、
整理してあなたに提出させます。

 

提出用紙をテンプレートにしておくと
明らかな勘違いなどをなくすことができます。

 

ルーティン化のステップ③
『締切りを決める』

 

これは担当者に言わせます。
あなたの想定より短期間であれば良し、
大幅に超過するなら相談して修正させます。

 

ルーティン化のステップ④
『ミーティングで検討する』

 

ミーティングの数日前に、あなたに提出された
「ルーティン化した業務」のまとめをコピーして
スタッフ全員に配布させます。

 

そして、スタッフには最低1人1点の意見を持って
ミーティングに参加させます。

 

検討した結果を基に担当スタッフに
修正稿(ルーティンワークシート)を提出させます。

 

ルーティン化のステップ⑤
『加工・運用する』

 

ファイリング、ラミネート加工などをして
業務が行なわれる場所・対象物のそばに
ルーティンワークシートをセッティングします。

 

くれぐれもあなた自身でやろうとしないで下さい。
ただし、始めてルーティン化に取り組む際の見本で、
ということならぎりぎりアリです。
それ以外ではスタッフにやらせることに意味があります。

 

次回は、さらに具体的なポイントや
備えておくべき考え方を話します。

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

今回の話の最後にも少し話ましたが、
ルーティン化をスタッフにやらせることの意味とは
どういったものでしょうか?

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!






(ここは考える時間です)






それでは答えです。

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