仕事音時間を管理

「仕事量」も「所要時間」も圧縮する「超簡単3つの仕事管理の裏技」(前)

       

我々歯科医院の院長は忙しいと相場が決まっています。
なぜなら1人で4〜5役分の仕事をしているからです。

 

与えられている時間は誰もが平等に1日24時間です。
ナポレオンのようにわずかな睡眠時間だけにして
仕事をこなしていくにも限界があります。

 

こういう状況の中でも、成長著しい院長というのは
能率的・効率的に仕事を処理しているものです。

 

そこで今回は、誰にでもできる
『簡単・速攻・光速の仕事(時間)管理』の話です。
以下のアクションを行って捻り出した時間と余力で、
最終的にはあなたのブランディングが進むことを望みます。

あなたが忙しいのは当然

 

我々のメインの仕事はもちろん歯科医師としての仕事になります。
しかし、それ以外にも多くの仕事を担っていることを
しっかり認識している院長はそれほど多くありません。

 

・オーナー(資本家)がするべき仕事
・経営責任者(CEO)がするべき仕事
・現場監督(マネージャー)がするべき仕事
・医療責任者・医療従事者(歯科医師)がするべき仕事
・労働者・被雇用者(従業員)がするべき仕事

 

実際、診療時間内でも歯科医師の仕事以外に
現場監督と労働者の仕事もしていますよね。
加えて、昼休みや診療後には上記の仕事を
行っている方がほとんどのはずです。

 

この辺りは事務長の有無、来院患者の密度、
院内のオペレーションなどによって個々まちまちですが、
普通に忙しくならざるを得ません。

 

休診日には家族サービスの他に
研鑽(歯科医師の仕事)をしたりもするので
勉強熱心な方は輪をかけて忙しくなります。

 

あなたはオーナー兼経営責任者でもありますから
仕方がないところでもあります。

 

あなたの歯科医院経営に対しては、

誰も責任をとってはくれない…
誰も丸抱えをしてはくれない…
誰も全部を管理してはくれない…

これがデフォルトというか、経営者とは
そういうモノでもありますから仕方がありません。

 

ただし、良いこともあります。
最終決定・変更などをほぼあなた1人で決断できることです。
つまりあなた自身のマネジメントもあなたの意思で自由!
ここが勤務医とは大きく違っているところです。

 

仕事の絶対量が多い以上、気の向くままに仕事を消化していては
いつまでも現在の忙しさから脱却できません。

 

この状況を踏まえて、私の「虎の子」の「仕事管理」の方法を
3つ、厳選してお教えしましょう。

仕事管理の裏技 その1
〜完璧を必須にしない〜

 

完璧な仕事を目指すことは悪くはありません。
特に歯科医師の仕事はそうあるべきです。

 

完璧を目指して努力や精進を行なっていくことは
あなた自身の成長となりますし、
治療の質の底上げにもなることですから
その看板を下ろす必要はありません。

 

しかし、臨床の現場において「完璧」が達成できないことは
状況その他によりよく起こることです。

 

「完璧」にこだわりすぎると
時間を費やしているにもかかわらず
内容がほとんど進まなくなる事態になります。

 

あなたの歯科医院が『予約制』を掲げている以上、
あなたには無制限の時間が与えられてはいません。

 

時間を加味した「完璧」といわゆる【完璧】とは違います。
ある意味割り切ることも必要ということです。

 

完璧にこだわるとろくなことがない仕事

さらにいうと、医療責任者(歯科医師)の仕事以外、
特に経営者の仕事、オーナーの仕事は、
この「完璧を必須にしない」を徹底する必要があります。

 

例えば、新しく導入しようとしている治療の
パンフレットを作る際のことを考えてみましょう。

 

作成の準備として、画像やテキスト、キャッチコピーなど
様々な素材が必要になってきますよね。

 

その素材それぞれに「あそこを直そう!」「ここがイマイチ…」
とやっているといつまでたってもキリがありません。

 

8割方OKとなったら思い切ってリリースして反応をみる。
結果に基づいて改善をして再度反応をみる。
こうしいて改善を繰り返した方がスピード感もあり、
現実に則していて目的にも叶います。

 

「完璧を必須にしない」アクションプラン

 

終結時間の設定と死守
「8割で合格ライン」を意識して終わる
診療以外の仕事は消費時間(30分or60分)で細分化

 

まずはこれだけやってみてください。
やってみると時間や労力が少ない割に
クオリティはそれほど落ちないことが実感できます。

 

また、このやり方への慣れと習熟によって
クオリティは少しずつ上がっていきます。

 

私はデスクワークの際には、25分行って休憩5分、
または50分行って休憩10分を組み合わせて処理しています。

 

診療については、内容ごとに5分から20分まで
5分刻みで設定して、やや緩めのユニット制での運用です。

 

どちらかといえば、時間内に終わる仕事量を定めて
その制限の中で最大限に質を高めるよう
努力や創意工夫をしている感覚です。

 

『時間優先』への転換のススメ

私は考え方の優先順位が、ある意味『時間優先』になっています。
時間を無視していては、歯科医院経営の忙しさからは逃げられません。

 

ただ、診療についてはあなたのスタイルがあるはずですので
「時間が絶対」というつもりはではありません。
ですので、まずは診療以外の仕事を
「完璧を必須にしない」ことで管理・圧縮してください。

 

時間を優先すれば、いやでも一旦仕事を切りあげることになります。
その休憩時間に、今行った仕事を俯瞰してみてください。
合格ラインならそれで良しとしてしまうだけのことです。

 

時間が限られているからこそ集中しよう

また、診療以外の仕事については設定した25分、50分を
集中して仕事に取り組むためにちょっとした工夫をしています。

 

集中のための工夫1 阻害要因の排除する

携帯電話、ネット接続、家族やスタッフからの声かけを遮断します。
要は外部からの邪魔が入らないようにすればいいのですが
最初にこれらのことをするだけでほぼ達成できるはずです。

 

集中のための工夫2 最適な場所を確保する

次にあなたが集中しやすい場所に陣取ります。
院長室でも、書斎でも、コーヒーショップでも
あなたが集中できるならどこでも構いません。
外部からの邪魔が入りにくいことは大前提です。

 

集中のための工夫3 残り時間を確認しない

最後にタイマーをセットします。スマホでも構いません。
ただし、電話等は鳴って欲しくないので、
機内モードでタイマー機能のみを使うなどの工夫をしてください。

 

私は携帯OFFにして、キッチンタイマーを使っています。
さらに機械式時計が好きで、カチカチ音も気にならないので
あえてねじ式のアナログタイマーを使っています(笑)

 

タイマーをセットしてしまえば
あとは鳴るまでとにかく仕事をするしかなくなります。
残り時間など気にせず仕事の方に集中できます。

 

仕事をする際、自分の精神力だけでも、集中はできるでしょう。
しかし、どうせなら素早く集中して
それを途切れさせない工夫をすることで
効率、能率を高め、時間を圧縮してください。

 

次回は「仕事管理の裏技その2、その3」をお話ししていきます。

考えてみましょう

 

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

コーヒーショップで仕事をするのも悪くありません。
邪魔が入らずに仕事ができるなら
積極的に出向いてガッツリ仕事も良いモノです。
ブレイクのリフレッシュにも丁度良いですし。

 

ただし、きっちり集中したいなら
集中しやすい席を選ぶべきです。

 

例えば窓際の席は、外の通行人に動きなどが
視界に入りやすいというデメリットがあります。

 

暇つぶしや格好付けのためなら別ですが
ガラス張りで外向きのカウンター席や
テラス席などは仕事向きではありません。

 

席の他にもコーヒーショップを利用するなら
覚えておきたいことが1つあります。

 

せっかく集中して仕事ができる店を見つけたなら
ぜひ守って欲しいことです。

それはどんなことでしょうか。

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
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(ここは考える時間です)
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それでは答えです

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